Forma de aquisição do item;
	Sua integração ao acervo, através de inscrição no Livro de Registro de Entrada;
	Seu encaminhamento ao setor pertinente;
	Sua numeração de registro museológico e inclusão no sistema de documentação e informatização das coleções, incluindo, aí, sua localização e acompanhamento de sua guarda patrimonial e conservação.

Desde 1994, o projeto de informatização, materializado através do sistema Villa-Info, vem colaborando de maneira ímpar para a operacionalização deste processo, uma vez que tem permitido à instituição ter, em relação a seu acervo, o controle da guarda, o acompanhamento do estado de conservação, a pesquisa cruzada entre todas as coleções do acervo museológico e bibliográfico e o acesso mais rápido e eficiente às informações sobre suas coleções.